Rauhaisaa joulua ja menestystä vuodelle 2016

Viestintäsuosituksissa kannustetaan sopimaan viestinnästä

Taloyhtiöille tehtyjen viestintäsuosituksien johdannossa määritellään taloyhtiön isännöitsijän, hallituksen ja osakkaiden roolia ja erilaisia vastuita.

Ensimmäisessä suosituksessa keskitytään taloyhtiön viestinnästä sopimiseen. Suosituksessa otetaan mielestäni hyvin kantaa siihen, että asukas- ja osakasviestinnän tarpeista voi keskustella esimerkiksi yhtiökokouksessa.

Taloyhtiökohtaisesti tulisi pohtia tehtäväjakoa hallituksen ja isännöitsijän välillä. Nähdäkseni esimerkiksi erikokoisilla ja eri ikäisillä taloyhtiöillä on erilaisia asioita, joista viestitään perusviestinnän lisäksi. Uusien taloyhtiöiden viestintä  asukkaille ja osakkaille sisältää todennäköisesti vähemmän korjausrakentamiseen liittyviä asioita, kuin putkiremontti-ikään tulleessa taloyhtiössä.

Suosituksessa kerrotaan, että hallitus järjestää asukas- ja osakasviestinnän; se voidaan hoitaa itse tai ulkoistaa isännöitsijälle tai jollekin palveluntarjoajalle.

Itse ajattelen myös, että henkilö, joka ottaa asukas- ja osakasviestinnän hoitaakseen, tulisi pystyä resursoimaan niin aikaa kuin osaamistakin viestinnän suunnitteluun ja toteuttamiseen. Erityisesti asukkaiden ja osakkaiden tavoittaminen oikeita viestintäkanavia käyttäen on tärkeää tiedonkulun parantamiseksi.

Taloyhtiöille viestintäsuositukset

Taloyhtiöiden viestinnälle on julkaistu suositukset. Suositusten laatijoina ovat olleet asiantuntijat Kiinteistöliitosta ja Isännöintiliitosta yhteistyössä oikeusministeriön kanssa. Viestintäsuositukset julkaistiin 18.11. Kiinteistö2015-tapahtumassa.

Luin mielenkiinnolla lyhyen suositusvihkosen läpi. Suosituksen tavoitteet ovat hyvinkin realistisia. Tavoitteiden joukossa on niin vuorovaikutuksen parantamista kuin avoimuuden lisäämistä taloyhtiöissä.

Suosituksia on yhteensä 27 kappaletta, joissa on sekä isännöitsijöille ja hallituksille paljon tehtävää viestinnän saralla. Myös osakkaille ja asukkaille on omat velvoitteensa, jotta mahdollisuus vuorovaikuttamisen paranemiseen lisääntyy.

Seuraava askel onkin taloyhtiöissä ja isännöintitoimistoissa otettava eli kuinka viestintäsuosituksia lähdetään noudattamaan. Löytyykö isännöitsijätoimistosta aikaa ja resursseja viesintäkellon tekemiseen vai olisiko osaamista hallitusten jäsenillä tähän? Tai ehkä viestinnän rakentamiseen tarvitaan alkuun yhdessä toteutettu työpaja, jossa viestinnän asiantuntijan kanssa voidaan pohtia ja puida viestinnän suunnitteluun, toteuttamiseen ja seurantaan liittyviä asioita.

Taloyhtiön viestinnän mittaaminen

Taloyhtiön viestinnälle voidaan asettaa mitattavia tavoitteita, joiden saavuttamista on hyvä seurata. Taloyhtiön viestinnässä yhtenä tavoitteena voi esimerkiksi olla asukaiden tyytyväisyyden kasvu toteutuneeseen viestintään tai näkemykset asumisviihtyvyydestä.

Jotta  muutoksia tyytyväisyyteen voidaan arvioida, on hyvä tehdä lähtötasokartoitus. Asukkailta ja osakkailta voidaan muutamalla kysymyksellä selvittää mielipidettä tämän hetkiseen tilanteeseen ja kysyä myös toiveita ja ideoita siitä, missä viestinnän osalta nähdään kehittämistarpeita.

Jatkossa asukkaiden ja osakkaiden tyytyväisyyttä viestintään voi mitata keräämällä esimerkiksi vuosittain palautetta vaikkapa paperilla palautettavalla lomakkeella. Tällöin saadaan tavoitteiden saavuttamisen arvioimista varten tutkittua tietoa.

Muitakin mittareita viestinnälle voidaan asettaa. Niidenkin osalta on hyvä tarkastella nykytilaa ja haluttua muutosta, jotta tavoitteet olisivat realistisia saavutettaviksi.