Taloyhtiön toimintasuunnitelma ja viestintä

Taloyhtiöiden viestintäsuosituksien kolmas kohta paneutuu viestinnän yhdistämiseen taloyhtiön toimintaan. Suosituksen mukaan hallituksen ja isännöinnin tulee laatia vuosikello toiminnasta ja tähän yhdistetään viestintä.

Hallituksen olisi, suosituksen mukaan, ainakin kahdesti vuodessa annettava hallituksen tiedote asukkaille taloyhtiön toiminnasta.

Suosituksessa on rakennettu toiminnan ja viestinnän mallisuunnitelmaa, joka jakaantuu neljännesvuosiin. Pääosan viestinnästä näyttää rouhaisevan edelleenkin virallinen viestintä eli yhtiökokoukseen liittyvät asiat.

Hyvänä alkuna mielestäni on nähtävissä suosituksessa huomiodut muut viestintätarpeet, kuten esimerkiksi kesään tai joulunaikaan liittyvät asiat, joita asukkaiden ja osakkaiden olisi hyvä muistaa.

Aktiivinen hallitus järjestää tiedottamista useammin ja viestii säännöllisemminkin asukkaille. Viestinnässä voi tarjota vinkkejä vaikkapa asumiseen tai yhteisten tilojen käyttöön. Aina taloyhtiön koosta ja asukkaiden tarpeista lähtien.

Taloyhtiöiden viestintäsuosituksen ensimmäisessä kohdassa olikin jo mainittu viestintävastuiden sopimisesta. Se korostuu erityisesti viestinnän ja toiminnan vuosikellon yhteydessä. Perusviestintää voidaan valmistella ja tehdä jo ennakkoon, jolloin se ei kuormita liikaa tahoa, joka tehtävästä vastaa.  Ja myös niin, että tehtävä tulee asianmukaisesti hoidetuksi.

Viestintäsuosituksissa kannustetaan sopimaan viestinnästä

Taloyhtiöille tehtyjen viestintäsuosituksien johdannossa määritellään taloyhtiön isännöitsijän, hallituksen ja osakkaiden roolia ja erilaisia vastuita.

Ensimmäisessä suosituksessa keskitytään taloyhtiön viestinnästä sopimiseen. Suosituksessa otetaan mielestäni hyvin kantaa siihen, että asukas- ja osakasviestinnän tarpeista voi keskustella esimerkiksi yhtiökokouksessa.

Taloyhtiökohtaisesti tulisi pohtia tehtäväjakoa hallituksen ja isännöitsijän välillä. Nähdäkseni esimerkiksi erikokoisilla ja eri ikäisillä taloyhtiöillä on erilaisia asioita, joista viestitään perusviestinnän lisäksi. Uusien taloyhtiöiden viestintä  asukkaille ja osakkaille sisältää todennäköisesti vähemmän korjausrakentamiseen liittyviä asioita, kuin putkiremontti-ikään tulleessa taloyhtiössä.

Suosituksessa kerrotaan, että hallitus järjestää asukas- ja osakasviestinnän; se voidaan hoitaa itse tai ulkoistaa isännöitsijälle tai jollekin palveluntarjoajalle.

Itse ajattelen myös, että henkilö, joka ottaa asukas- ja osakasviestinnän hoitaakseen, tulisi pystyä resursoimaan niin aikaa kuin osaamistakin viestinnän suunnitteluun ja toteuttamiseen. Erityisesti asukkaiden ja osakkaiden tavoittaminen oikeita viestintäkanavia käyttäen on tärkeää tiedonkulun parantamiseksi.

Taloyhtiöille viestintäsuositukset

Taloyhtiöiden viestinnälle on julkaistu suositukset. Suositusten laatijoina ovat olleet asiantuntijat Kiinteistöliitosta ja Isännöintiliitosta yhteistyössä oikeusministeriön kanssa. Viestintäsuositukset julkaistiin 18.11. Kiinteistö2015-tapahtumassa.

Luin mielenkiinnolla lyhyen suositusvihkosen läpi. Suosituksen tavoitteet ovat hyvinkin realistisia. Tavoitteiden joukossa on niin vuorovaikutuksen parantamista kuin avoimuuden lisäämistä taloyhtiöissä.

Suosituksia on yhteensä 27 kappaletta, joissa on sekä isännöitsijöille ja hallituksille paljon tehtävää viestinnän saralla. Myös osakkaille ja asukkaille on omat velvoitteensa, jotta mahdollisuus vuorovaikuttamisen paranemiseen lisääntyy.

Seuraava askel onkin taloyhtiöissä ja isännöintitoimistoissa otettava eli kuinka viestintäsuosituksia lähdetään noudattamaan. Löytyykö isännöitsijätoimistosta aikaa ja resursseja viesintäkellon tekemiseen vai olisiko osaamista hallitusten jäsenillä tähän? Tai ehkä viestinnän rakentamiseen tarvitaan alkuun yhdessä toteutettu työpaja, jossa viestinnän asiantuntijan kanssa voidaan pohtia ja puida viestinnän suunnitteluun, toteuttamiseen ja seurantaan liittyviä asioita.