Tiedotetaanko taloyhtiösi pelastussuunnitelmasta asukkaille?

Suomen pelastusalan keskusliitto on selvittänyt taloyhtiöiden asukkaiden tietämystä oman talonsa pelastussuunnitelmasta. Liiton tiedotteen mukaan asukkaat tuntevat huonosti suunnitelmia; yli 60 prosenttia vastaajista ei ollut perehtynyt pelastussuunnitelmaan.

Jäin hämmästelemään tulosta; kun taloyhtiö laatii pelastussuunnitelman, käyttää siihen siis aikaa ja resursseja, niin mihin jää tiedottaminen ja mahdollinen käytännön harjoittelu. Pelastusalan keskusliiton tiedotteessa todetaan, että laki velvoittaa myös tiedottamaan asukkaille suunnitelmasta.

Tässä ilmenee selkeästi kehittämisen tarvetta niin taloyhtiöden viestintäsuunnitelmien kuin viestinnän toimeenpanon kannalta. Taloyhtiöiden hallituksille yhdessä isännöitsijöiden kanssa tässä viestinnän kehittämistyössä voisi olla avuksi viestinnän yhden illan mittainen työpaja, joita Taloyhtiöviesti® tarjoaa.

Isännöitsijän ja taloyhtiön hallituksen välinen viestintä

Syksyllä 2015 julkaistussa viestintäsuosituksessa suositus numero 2 ottaa  kantaa taloyhtiön hallituksen ja isännöitsijän välisen viestinnän järjestämiseen.

Toimivalta tuntuu suosituksen johdannossa mainittu idea hallituksen vuosikellosta, jossa sovitaan yhteydenpidosta. Suositus kertoo lain asettamista vaatimuksista, mutta myös isännöitsijän tulee suosituksen mukaan olla aktiivinen tietoa jaettaessa.

Viestintäsuosituksesta numero 2 voi vielä nostaa positiivisena asiana muistutuksen, että taloyhtiön luottamustehtävissä käsitellään ajoittain luottamuksellisia tietoja, joiden tulee myös säilyä luottamuksellisina.

Viestijänä jäin pohtimaan sekä vuosikelloa että luottamuksellisen tiedon lähettämistä ja säilyttämistä.

Toiminnan vuosikelloon kaikkinensakin olisi hyvä yhdistää viestinnän prosesseja, jotta ne eivät jäisi kategoriaan "silloin, kun ehditään" vaan, että kaikelle viestinnällekin on varattu aika ja resurssi.

Luottamuksellisten tietojen säilymisen luottamuksellisina näen hyvin tärkeänä. Tässä viestintää tekevä taho ja tietoja vastaanottavat joutunevat miettimään voiko esimerkiksi sähköpostia käyttää tiedottamiseen; onko se riittävän suojattu väline vai olisiko tiedon jakaminen järjestettävä suojatumman järjestelmän avulla.