Viestintä asukkaille yhtiökokousajan ulkopuolella

Taloyhtiössä, asumisviihtyvyydenkin kannalta, olisi hyvä olla säännöllistä ja suunnitelmallista viestintää myös yhtiökokousajan ulkopuolella.

Myös taloyhtiöiden viestintäsuosituksessa asukasviestinnän toteuttamiseen kannustetaan säännöllisesti ja suunnitelmallisesti. Mielestäni on juuri niin, kuin suosituksessakin todetaan, että hallituksen vuosikelloa on hyvä hyödyntää viestintäsuunnitelman ja viestinnän toteuttamisen pohjana.

Viestinnän suunnittelussa ja toteuttamisessa tärkeää on vuorovaikutteisuus asukkaiden, hallituksen ja isännöitsijän välillä. Mielestäni asukkailta kannattaa selvittää alkuun ainakin kanavat, joita käyttäen heidät tavoittaa parhaiten. Jossakin taloyhtiössä tuo kanava voi olla sähköposti, toisessa taloyhtiön verkkosivut ja kolmannessa ehkä näiden yhdistelmä tai jokin muu järjestelmä.

Voi olla, että jossakin taloyhtiössä luotetaan henkilökohtaisiin keskusteluihin, mutta itse näkisin, että tämän lisäksi olisi oltava myös kirjallista dokumentaatiota, joka säilyy muuttumattomana ja johon voidaan palata, jos jokin keskustellun asian yksityiskohta vaikkapa asukasillassa on unohtunut.

Aivan oma lukunsa on erikoistilanteet taloyhtiössä. Nämä vaativat omaa viestintäsuunnitelmaa, selkeää vastuiden jakoa siitä, kuka viestii ja miten. Erikoistilanteita varten, ovatpa ne sitten remontteja taikka kriisejä, on mielestäni taloyhtiön hallituksella hyvä olla oma prosessikaavio ja mahdollisesti jopa jokin valmis mallikin tiedotepohjasta.

Taloyhtiön hallituksen sisäinen viestintä

Taloyhtiöiden viestintäsuosituksen viidennessä pykälässä pohditaan taloyhtiön hallituksen toimintatapoja ja uusien jäsenten perehdyttämistä hallituksen työskentelytapoihin kuin tiedon siirtoa uudelle hallitukselle.

Monesti kuulee sanottavan, että hallituksen jäsenet vaihtuvat harvoin. Näin varmasti onkin. Mutta jos hallitukseen tulee yksikin uusi jäsen, olisi mielestäni erinomaista, jos hallituksella olisi valmis perehdyttämiskansio toimintatavoistaan ja viestintämalleista. Tai muu, taloyhtiön toimintaan sopiva, dokumentaatio. Sillä viestijänä olen huomannut, miten helposti asiat muuttuvat matkan varrella, jos niitä ei dokumentoida.

Onhan koko hallitukselle eduksi, kun ryhmään tulee uusia näkemyksiä, että kehitysehdotuksia voidaan pohtia ja samalla ryhmäyttää uusi jäsen osaksi kokonaisuutta. Aktiivisen vuorovaikuttamisen avulla uusi jäsen voi kokea ajatuksiensa kehittävän taloyhtiön toimintaa ja saa samalla tunteen siitä, että oma panos ryhmän työskentelyssä on tarpeen.

Mikäli hallituksen jäsenistä vaihtuu useampi kerralla, on 5. suosituksen sisältö mielestäni vielä tärkeämpi. Suosituksessa muistutetaan pelisääntöjen sopimisen lisäksi myös muun muassa luottamuksellisten tietojen käsittelystä.

Tiedotetaanko taloyhtiösi pelastussuunnitelmasta asukkaille?

Suomen pelastusalan keskusliitto on selvittänyt taloyhtiöiden asukkaiden tietämystä oman talonsa pelastussuunnitelmasta. Liiton tiedotteen mukaan asukkaat tuntevat huonosti suunnitelmia; yli 60 prosenttia vastaajista ei ollut perehtynyt pelastussuunnitelmaan.

Jäin hämmästelemään tulosta; kun taloyhtiö laatii pelastussuunnitelman, käyttää siihen siis aikaa ja resursseja, niin mihin jää tiedottaminen ja mahdollinen käytännön harjoittelu. Pelastusalan keskusliiton tiedotteessa todetaan, että laki velvoittaa myös tiedottamaan asukkaille suunnitelmasta.

Tässä ilmenee selkeästi kehittämisen tarvetta niin taloyhtiöden viestintäsuunnitelmien kuin viestinnän toimeenpanon kannalta. Taloyhtiöiden hallituksille yhdessä isännöitsijöiden kanssa tässä viestinnän kehittämistyössä voisi olla avuksi viestinnän yhden illan mittainen työpaja, joita Taloyhtiöviesti® tarjoaa.

Taloyhtiöille viestintäsuositukset

Taloyhtiöiden viestinnälle on julkaistu suositukset. Suositusten laatijoina ovat olleet asiantuntijat Kiinteistöliitosta ja Isännöintiliitosta yhteistyössä oikeusministeriön kanssa. Viestintäsuositukset julkaistiin 18.11. Kiinteistö2015-tapahtumassa.

Luin mielenkiinnolla lyhyen suositusvihkosen läpi. Suosituksen tavoitteet ovat hyvinkin realistisia. Tavoitteiden joukossa on niin vuorovaikutuksen parantamista kuin avoimuuden lisäämistä taloyhtiöissä.

Suosituksia on yhteensä 27 kappaletta, joissa on sekä isännöitsijöille ja hallituksille paljon tehtävää viestinnän saralla. Myös osakkaille ja asukkaille on omat velvoitteensa, jotta mahdollisuus vuorovaikuttamisen paranemiseen lisääntyy.

Seuraava askel onkin taloyhtiöissä ja isännöintitoimistoissa otettava eli kuinka viestintäsuosituksia lähdetään noudattamaan. Löytyykö isännöitsijätoimistosta aikaa ja resursseja viesintäkellon tekemiseen vai olisiko osaamista hallitusten jäsenillä tähän? Tai ehkä viestinnän rakentamiseen tarvitaan alkuun yhdessä toteutettu työpaja, jossa viestinnän asiantuntijan kanssa voidaan pohtia ja puida viestinnän suunnitteluun, toteuttamiseen ja seurantaan liittyviä asioita.