Isännöintisopimuksen sisältöön perehtyminen

Taloyhtiöiden viestintäsuositusten neljännessä kohdassa puhutaan isännöintisopimukseen perehtymisestä.

Suosituksen mukaan taloyhtiön hallituksen olisi hyvä kerran vuodessa perehtyä isännöintisopimukseen ja sen sisältöön. Mielestäni tämä suosituksen osio kuullostaa aivan minimivaatimukselta taloyhtiön hallituksen toiminnasssa. Sopimuksen sisällön tunteminen ja ymmärtäminen helpottavat myös osakkaille ja asukkaille viestittäessä esimerkiksi siitä, mitä palveluja isännöitsijätoimistolta kuuluu saada.

Toisaalta tässä on mielestäni myös huomion paikka hallitukselle; mitä on sovittu säännöllisestä viestinnästä osakkaille ja asukkaille. Onko viestintävastuu sovittu isännöitsijän hoidettavaksi tai onko taloyhtiön hallituksessa henkilö, jolla on viestintäosaamista ja joka osallistuu päivittäisviestinnän tukemiseen yhdessä isännöitsijän kanssa.

Taloyhtiön toimintasuunnitelma ja viestintä

Taloyhtiöiden viestintäsuosituksien kolmas kohta paneutuu viestinnän yhdistämiseen taloyhtiön toimintaan. Suosituksen mukaan hallituksen ja isännöinnin tulee laatia vuosikello toiminnasta ja tähän yhdistetään viestintä.

Hallituksen olisi, suosituksen mukaan, ainakin kahdesti vuodessa annettava hallituksen tiedote asukkaille taloyhtiön toiminnasta.

Suosituksessa on rakennettu toiminnan ja viestinnän mallisuunnitelmaa, joka jakaantuu neljännesvuosiin. Pääosan viestinnästä näyttää rouhaisevan edelleenkin virallinen viestintä eli yhtiökokoukseen liittyvät asiat.

Hyvänä alkuna mielestäni on nähtävissä suosituksessa huomiodut muut viestintätarpeet, kuten esimerkiksi kesään tai joulunaikaan liittyvät asiat, joita asukkaiden ja osakkaiden olisi hyvä muistaa.

Aktiivinen hallitus järjestää tiedottamista useammin ja viestii säännöllisemminkin asukkaille. Viestinnässä voi tarjota vinkkejä vaikkapa asumiseen tai yhteisten tilojen käyttöön. Aina taloyhtiön koosta ja asukkaiden tarpeista lähtien.

Taloyhtiöiden viestintäsuosituksen ensimmäisessä kohdassa olikin jo mainittu viestintävastuiden sopimisesta. Se korostuu erityisesti viestinnän ja toiminnan vuosikellon yhteydessä. Perusviestintää voidaan valmistella ja tehdä jo ennakkoon, jolloin se ei kuormita liikaa tahoa, joka tehtävästä vastaa.  Ja myös niin, että tehtävä tulee asianmukaisesti hoidetuksi.

Isännöitsijän ja taloyhtiön hallituksen välinen viestintä

Syksyllä 2015 julkaistussa viestintäsuosituksessa suositus numero 2 ottaa  kantaa taloyhtiön hallituksen ja isännöitsijän välisen viestinnän järjestämiseen.

Toimivalta tuntuu suosituksen johdannossa mainittu idea hallituksen vuosikellosta, jossa sovitaan yhteydenpidosta. Suositus kertoo lain asettamista vaatimuksista, mutta myös isännöitsijän tulee suosituksen mukaan olla aktiivinen tietoa jaettaessa.

Viestintäsuosituksesta numero 2 voi vielä nostaa positiivisena asiana muistutuksen, että taloyhtiön luottamustehtävissä käsitellään ajoittain luottamuksellisia tietoja, joiden tulee myös säilyä luottamuksellisina.

Viestijänä jäin pohtimaan sekä vuosikelloa että luottamuksellisen tiedon lähettämistä ja säilyttämistä.

Toiminnan vuosikelloon kaikkinensakin olisi hyvä yhdistää viestinnän prosesseja, jotta ne eivät jäisi kategoriaan "silloin, kun ehditään" vaan, että kaikelle viestinnällekin on varattu aika ja resurssi.

Luottamuksellisten tietojen säilymisen luottamuksellisina näen hyvin tärkeänä. Tässä viestintää tekevä taho ja tietoja vastaanottavat joutunevat miettimään voiko esimerkiksi sähköpostia käyttää tiedottamiseen; onko se riittävän suojattu väline vai olisiko tiedon jakaminen järjestettävä suojatumman järjestelmän avulla.