Viestintä asukkaille yhtiökokousajan ulkopuolella

Taloyhtiössä, asumisviihtyvyydenkin kannalta, olisi hyvä olla säännöllistä ja suunnitelmallista viestintää myös yhtiökokousajan ulkopuolella.

Myös taloyhtiöiden viestintäsuosituksessa asukasviestinnän toteuttamiseen kannustetaan säännöllisesti ja suunnitelmallisesti. Mielestäni on juuri niin, kuin suosituksessakin todetaan, että hallituksen vuosikelloa on hyvä hyödyntää viestintäsuunnitelman ja viestinnän toteuttamisen pohjana.

Viestinnän suunnittelussa ja toteuttamisessa tärkeää on vuorovaikutteisuus asukkaiden, hallituksen ja isännöitsijän välillä. Mielestäni asukkailta kannattaa selvittää alkuun ainakin kanavat, joita käyttäen heidät tavoittaa parhaiten. Jossakin taloyhtiössä tuo kanava voi olla sähköposti, toisessa taloyhtiön verkkosivut ja kolmannessa ehkä näiden yhdistelmä tai jokin muu järjestelmä.

Voi olla, että jossakin taloyhtiössä luotetaan henkilökohtaisiin keskusteluihin, mutta itse näkisin, että tämän lisäksi olisi oltava myös kirjallista dokumentaatiota, joka säilyy muuttumattomana ja johon voidaan palata, jos jokin keskustellun asian yksityiskohta vaikkapa asukasillassa on unohtunut.

Aivan oma lukunsa on erikoistilanteet taloyhtiössä. Nämä vaativat omaa viestintäsuunnitelmaa, selkeää vastuiden jakoa siitä, kuka viestii ja miten. Erikoistilanteita varten, ovatpa ne sitten remontteja taikka kriisejä, on mielestäni taloyhtiön hallituksella hyvä olla oma prosessikaavio ja mahdollisesti jopa jokin valmis mallikin tiedotepohjasta.

Taloyhtiön hallituksen sisäinen viestintä

Taloyhtiöiden viestintäsuosituksen viidennessä pykälässä pohditaan taloyhtiön hallituksen toimintatapoja ja uusien jäsenten perehdyttämistä hallituksen työskentelytapoihin kuin tiedon siirtoa uudelle hallitukselle.

Monesti kuulee sanottavan, että hallituksen jäsenet vaihtuvat harvoin. Näin varmasti onkin. Mutta jos hallitukseen tulee yksikin uusi jäsen, olisi mielestäni erinomaista, jos hallituksella olisi valmis perehdyttämiskansio toimintatavoistaan ja viestintämalleista. Tai muu, taloyhtiön toimintaan sopiva, dokumentaatio. Sillä viestijänä olen huomannut, miten helposti asiat muuttuvat matkan varrella, jos niitä ei dokumentoida.

Onhan koko hallitukselle eduksi, kun ryhmään tulee uusia näkemyksiä, että kehitysehdotuksia voidaan pohtia ja samalla ryhmäyttää uusi jäsen osaksi kokonaisuutta. Aktiivisen vuorovaikuttamisen avulla uusi jäsen voi kokea ajatuksiensa kehittävän taloyhtiön toimintaa ja saa samalla tunteen siitä, että oma panos ryhmän työskentelyssä on tarpeen.

Mikäli hallituksen jäsenistä vaihtuu useampi kerralla, on 5. suosituksen sisältö mielestäni vielä tärkeämpi. Suosituksessa muistutetaan pelisääntöjen sopimisen lisäksi myös muun muassa luottamuksellisten tietojen käsittelystä.

Isännöintisopimuksen sisältöön perehtyminen

Taloyhtiöiden viestintäsuositusten neljännessä kohdassa puhutaan isännöintisopimukseen perehtymisestä.

Suosituksen mukaan taloyhtiön hallituksen olisi hyvä kerran vuodessa perehtyä isännöintisopimukseen ja sen sisältöön. Mielestäni tämä suosituksen osio kuullostaa aivan minimivaatimukselta taloyhtiön hallituksen toiminnasssa. Sopimuksen sisällön tunteminen ja ymmärtäminen helpottavat myös osakkaille ja asukkaille viestittäessä esimerkiksi siitä, mitä palveluja isännöitsijätoimistolta kuuluu saada.

Toisaalta tässä on mielestäni myös huomion paikka hallitukselle; mitä on sovittu säännöllisestä viestinnästä osakkaille ja asukkaille. Onko viestintävastuu sovittu isännöitsijän hoidettavaksi tai onko taloyhtiön hallituksessa henkilö, jolla on viestintäosaamista ja joka osallistuu päivittäisviestinnän tukemiseen yhdessä isännöitsijän kanssa.

Taloyhtiön toimintasuunnitelma ja viestintä

Taloyhtiöiden viestintäsuosituksien kolmas kohta paneutuu viestinnän yhdistämiseen taloyhtiön toimintaan. Suosituksen mukaan hallituksen ja isännöinnin tulee laatia vuosikello toiminnasta ja tähän yhdistetään viestintä.

Hallituksen olisi, suosituksen mukaan, ainakin kahdesti vuodessa annettava hallituksen tiedote asukkaille taloyhtiön toiminnasta.

Suosituksessa on rakennettu toiminnan ja viestinnän mallisuunnitelmaa, joka jakaantuu neljännesvuosiin. Pääosan viestinnästä näyttää rouhaisevan edelleenkin virallinen viestintä eli yhtiökokoukseen liittyvät asiat.

Hyvänä alkuna mielestäni on nähtävissä suosituksessa huomiodut muut viestintätarpeet, kuten esimerkiksi kesään tai joulunaikaan liittyvät asiat, joita asukkaiden ja osakkaiden olisi hyvä muistaa.

Aktiivinen hallitus järjestää tiedottamista useammin ja viestii säännöllisemminkin asukkaille. Viestinnässä voi tarjota vinkkejä vaikkapa asumiseen tai yhteisten tilojen käyttöön. Aina taloyhtiön koosta ja asukkaiden tarpeista lähtien.

Taloyhtiöiden viestintäsuosituksen ensimmäisessä kohdassa olikin jo mainittu viestintävastuiden sopimisesta. Se korostuu erityisesti viestinnän ja toiminnan vuosikellon yhteydessä. Perusviestintää voidaan valmistella ja tehdä jo ennakkoon, jolloin se ei kuormita liikaa tahoa, joka tehtävästä vastaa.  Ja myös niin, että tehtävä tulee asianmukaisesti hoidetuksi.