Taloyhtiön toimintasuunnitelma ja viestintä

Taloyhtiöiden viestintäsuosituksien kolmas kohta paneutuu viestinnän yhdistämiseen taloyhtiön toimintaan. Suosituksen mukaan hallituksen ja isännöinnin tulee laatia vuosikello toiminnasta ja tähän yhdistetään viestintä.

Hallituksen olisi, suosituksen mukaan, ainakin kahdesti vuodessa annettava hallituksen tiedote asukkaille taloyhtiön toiminnasta.

Suosituksessa on rakennettu toiminnan ja viestinnän mallisuunnitelmaa, joka jakaantuu neljännesvuosiin. Pääosan viestinnästä näyttää rouhaisevan edelleenkin virallinen viestintä eli yhtiökokoukseen liittyvät asiat.

Hyvänä alkuna mielestäni on nähtävissä suosituksessa huomiodut muut viestintätarpeet, kuten esimerkiksi kesään tai joulunaikaan liittyvät asiat, joita asukkaiden ja osakkaiden olisi hyvä muistaa.

Aktiivinen hallitus järjestää tiedottamista useammin ja viestii säännöllisemminkin asukkaille. Viestinnässä voi tarjota vinkkejä vaikkapa asumiseen tai yhteisten tilojen käyttöön. Aina taloyhtiön koosta ja asukkaiden tarpeista lähtien.

Taloyhtiöiden viestintäsuosituksen ensimmäisessä kohdassa olikin jo mainittu viestintävastuiden sopimisesta. Se korostuu erityisesti viestinnän ja toiminnan vuosikellon yhteydessä. Perusviestintää voidaan valmistella ja tehdä jo ennakkoon, jolloin se ei kuormita liikaa tahoa, joka tehtävästä vastaa.  Ja myös niin, että tehtävä tulee asianmukaisesti hoidetuksi.

Miten taloyhtiössä on varauduttu viestimään, jos kriisi yllättää?

Taloyhtiöissä tulisi olla valmiina pelastussuunnitelmat ja niistä olisi hyvä viestiä myös asukkaille ja osakkaille. Mutta, että jos taloyhtiössä tapahtuu jotain sellaista, mikä vaikuttaa asukkaiden mahdollisuuteen asua omassa kodissaan?

Näitä sattumuksia voivat olla esimerkiksi

• vuotovahingot
• tulipalot 
• jokin muu asumiseen vaikuttava asia.    

Näissä voidaan tarvita viranomaisia paikalle, jolloin heillä on omat viestintään liittyvät ohjeistukset.

Mutta asukkaita askarruttaa ensimmäisenä, miten tapahtuneet asiat vaikuttavat omaan asumiseen, keihin pitää ottaa yhteyttä ja ehkä myös miten korjaukset etenevät.

Asukasta kiinnostaviin kysymyksiin paneudutaan esimerkiksi Taloyhtiöviestin koulutuksessa Viestintä taloyhtiössä kriisin jälkeen. 

Tiedotetaanko taloyhtiösi pelastussuunnitelmasta asukkaille?

Suomen pelastusalan keskusliitto on selvittänyt taloyhtiöiden asukkaiden tietämystä oman talonsa pelastussuunnitelmasta. Liiton tiedotteen mukaan asukkaat tuntevat huonosti suunnitelmia; yli 60 prosenttia vastaajista ei ollut perehtynyt pelastussuunnitelmaan.

Jäin hämmästelemään tulosta; kun taloyhtiö laatii pelastussuunnitelman, käyttää siihen siis aikaa ja resursseja, niin mihin jää tiedottaminen ja mahdollinen käytännön harjoittelu. Pelastusalan keskusliiton tiedotteessa todetaan, että laki velvoittaa myös tiedottamaan asukkaille suunnitelmasta.

Tässä ilmenee selkeästi kehittämisen tarvetta niin taloyhtiöden viestintäsuunnitelmien kuin viestinnän toimeenpanon kannalta. Taloyhtiöiden hallituksille yhdessä isännöitsijöiden kanssa tässä viestinnän kehittämistyössä voisi olla avuksi viestinnän yhden illan mittainen työpaja, joita Taloyhtiöviesti® tarjoaa.

Isännöitsijän ja taloyhtiön hallituksen välinen viestintä

Syksyllä 2015 julkaistussa viestintäsuosituksessa suositus numero 2 ottaa  kantaa taloyhtiön hallituksen ja isännöitsijän välisen viestinnän järjestämiseen.

Toimivalta tuntuu suosituksen johdannossa mainittu idea hallituksen vuosikellosta, jossa sovitaan yhteydenpidosta. Suositus kertoo lain asettamista vaatimuksista, mutta myös isännöitsijän tulee suosituksen mukaan olla aktiivinen tietoa jaettaessa.

Viestintäsuosituksesta numero 2 voi vielä nostaa positiivisena asiana muistutuksen, että taloyhtiön luottamustehtävissä käsitellään ajoittain luottamuksellisia tietoja, joiden tulee myös säilyä luottamuksellisina.

Viestijänä jäin pohtimaan sekä vuosikelloa että luottamuksellisen tiedon lähettämistä ja säilyttämistä.

Toiminnan vuosikelloon kaikkinensakin olisi hyvä yhdistää viestinnän prosesseja, jotta ne eivät jäisi kategoriaan "silloin, kun ehditään" vaan, että kaikelle viestinnällekin on varattu aika ja resurssi.

Luottamuksellisten tietojen säilymisen luottamuksellisina näen hyvin tärkeänä. Tässä viestintää tekevä taho ja tietoja vastaanottavat joutunevat miettimään voiko esimerkiksi sähköpostia käyttää tiedottamiseen; onko se riittävän suojattu väline vai olisiko tiedon jakaminen järjestettävä suojatumman järjestelmän avulla.