lauantai 16. heinäkuuta 2016

Viestintä asukkaille yhtiökokousajan ulkopuolella

Taloyhtiössä, asumisviihtyvyydenkin kannalta, olisi hyvä olla säännöllistä ja suunnitelmallista viestintää myös yhtiökokousajan ulkopuolella.

Myös taloyhtiöiden viestintäsuosituksessa asukasviestinnän toteuttamiseen kannustetaan säännöllisesti ja suunnitelmallisesti. Mielestäni on juuri niin, kuin suosituksessakin todetaan, että hallituksen vuosikelloa on hyvä hyödyntää viestintäsuunnitelman ja viestinnän toteuttamisen pohjana.

Viestinnän suunnittelussa ja toteuttamisessa tärkeää on vuorovaikutteisuus asukkaiden, hallituksen ja isännöitsijän välillä. Mielestäni asukkailta kannattaa selvittää alkuun ainakin kanavat, joita käyttäen heidät tavoittaa parhaiten. Jossakin taloyhtiössä tuo kanava voi olla sähköposti, toisessa taloyhtiön verkkosivut ja kolmannessa ehkä näiden yhdistelmä tai jokin muu järjestelmä.

Voi olla, että jossakin taloyhtiössä luotetaan henkilökohtaisiin keskusteluihin, mutta itse näkisin, että tämän lisäksi olisi oltava myös kirjallista dokumentaatiota, joka säilyy muuttumattomana ja johon voidaan palata, jos jokin keskustellun asian yksityiskohta vaikkapa asukasillassa on unohtunut.

Aivan oma lukunsa on erikoistilanteet taloyhtiössä. Nämä vaativat omaa viestintäsuunnitelmaa, selkeää vastuiden jakoa siitä, kuka viestii ja miten. Erikoistilanteita varten, ovatpa ne sitten remontteja taikka kriisejä, on mielestäni taloyhtiön hallituksella hyvä olla oma prosessikaavio ja mahdollisesti jopa jokin valmis mallikin tiedotepohjasta.

Ei kommentteja:

Lähetä kommentti