maanantai 29. elokuuta 2016

Viestintäkoulutuksiin voi yhdistää turvallisuuskävelyn


Nyt voit tilata Taloyhtiöviestin® ja Innen Oy:n koulutuksia taloyhtiöiden vastuuhenkilöille myös kokonaispakettina. Koulutuksissa hyödynnetään kahden kouluttajan asiantuntemusta taloyhtiöiden turvallisuuskävelyiden ja viestinnän kehittämiseen. Tutustu sivuihin www.taloyhtioviesti.fi ja www.innen.fi

Lisätietoja ja koulutuksien tilaukset taloyhtiöösi sähköpostitse anja(at)taloyhtioviesti.fi tai matti.ronka(at)innen.fi

maanantai 22. elokuuta 2016

Lisää koulutusvaihtoehtoja taloyhtiöille

Nyt voit tilata Taloyhtiöviestin® ja Ideanna Konsultoinnin koulutuksia taloyhtiöiden vastuuhenkilöille myös kokonaispakettina.

Koulutuksissa hyödynnetään kahden kouluttajan asiantuntemusta taloyhtiöiden hallitustyöskentelyn parantamiseen ja viestinnän kehittämiseen.

Tutustu sivuihin http://www.taloyhtioviesti.fi/ ja http://www.ideannak.com/  Lisätietoja ja illan mittaisen koulutuksen tilaukset taloyhtiöösi sähköpostitse anja(at)taloyhtioviesti tai
ideanna(at)ideanna.fi

lauantai 16. heinäkuuta 2016

Viestintä asukkaille yhtiökokousajan ulkopuolella

Taloyhtiössä, asumisviihtyvyydenkin kannalta, olisi hyvä olla säännöllistä ja suunnitelmallista viestintää myös yhtiökokousajan ulkopuolella.

Myös taloyhtiöiden viestintäsuosituksessa asukasviestinnän toteuttamiseen kannustetaan säännöllisesti ja suunnitelmallisesti. Mielestäni on juuri niin, kuin suosituksessakin todetaan, että hallituksen vuosikelloa on hyvä hyödyntää viestintäsuunnitelman ja viestinnän toteuttamisen pohjana.

Viestinnän suunnittelussa ja toteuttamisessa tärkeää on vuorovaikutteisuus asukkaiden, hallituksen ja isännöitsijän välillä. Mielestäni asukkailta kannattaa selvittää alkuun ainakin kanavat, joita käyttäen heidät tavoittaa parhaiten. Jossakin taloyhtiössä tuo kanava voi olla sähköposti, toisessa taloyhtiön verkkosivut ja kolmannessa ehkä näiden yhdistelmä tai jokin muu järjestelmä.

Voi olla, että jossakin taloyhtiössä luotetaan henkilökohtaisiin keskusteluihin, mutta itse näkisin, että tämän lisäksi olisi oltava myös kirjallista dokumentaatiota, joka säilyy muuttumattomana ja johon voidaan palata, jos jokin keskustellun asian yksityiskohta vaikkapa asukasillassa on unohtunut.

Aivan oma lukunsa on erikoistilanteet taloyhtiössä. Nämä vaativat omaa viestintäsuunnitelmaa, selkeää vastuiden jakoa siitä, kuka viestii ja miten. Erikoistilanteita varten, ovatpa ne sitten remontteja taikka kriisejä, on mielestäni taloyhtiön hallituksella hyvä olla oma prosessikaavio ja mahdollisesti jopa jokin valmis mallikin tiedotepohjasta.

torstai 30. kesäkuuta 2016

Taloyhtiön hallituksen sisäinen viestintä

Taloyhtiöiden viestintäsuosituksen viidennessä pykälässä pohditaan taloyhtiön hallituksen toimintatapoja ja uusien jäsenten perehdyttämistä hallituksen työskentelytapoihin kuin tiedon siirtoa uudelle hallitukselle.

Monesti kuulee sanottavan, että hallituksen jäsenet vaihtuvat harvoin. Näin varmasti onkin. Mutta jos hallitukseen tulee yksikin uusi jäsen, olisi mielestäni erinomaista, jos hallituksella olisi valmis perehdyttämiskansio toimintatavoistaan ja viestintämalleista. Tai muu, taloyhtiön toimintaan sopiva, dokumentaatio. Sillä viestijänä olen huomannut, miten helposti asiat muuttuvat matkan varrella, jos niitä ei dokumentoida.

Onhan koko hallitukselle eduksi, kun ryhmään tulee uusia näkemyksiä, että kehitysehdotuksia voidaan pohtia ja samalla ryhmäyttää uusi jäsen osaksi kokonaisuutta. Aktiivisen vuorovaikuttamisen avulla uusi jäsen voi kokea ajatuksiensa kehittävän taloyhtiön toimintaa ja saa samalla tunteen siitä, että oma panos ryhmän työskentelyssä on tarpeen.

Mikäli hallituksen jäsenistä vaihtuu useampi kerralla, on 5. suosituksen sisältö mielestäni vielä tärkeämpi. Suosituksessa muistutetaan pelisääntöjen sopimisen lisäksi myös muun muassa luottamuksellisten tietojen käsittelystä.



maanantai 30. toukokuuta 2016

Isännöintisopimuksen sisältöön perehtyminen

Taloyhtiöiden viestintäsuositusten neljännessä kohdassa puhutaan isännöintisopimukseen perehtymisestä.

Suosituksen mukaan taloyhtiön hallituksen olisi hyvä kerran vuodessa perehtyä isännöintisopimukseen ja sen sisältöön. Mielestäni tämä suosituksen osio kuullostaa aivan minimivaatimukselta taloyhtiön hallituksen toiminnasssa. Sopimuksen sisällön tunteminen ja ymmärtäminen helpottavat myös osakkaille ja asukkaille viestittäessä esimerkiksi siitä, mitä palveluja isännöitsijätoimistolta kuuluu saada.

Toisaalta tässä on mielestäni myös huomion paikka hallitukselle; mitä on sovittu säännöllisestä viestinnästä osakkaille ja asukkaille. Onko viestintävastuu sovittu isännöitsijän hoidettavaksi tai onko taloyhtiön hallituksessa henkilö, jolla on viestintäosaamista ja joka osallistuu päivittäisviestinnän tukemiseen yhdessä isännöitsijän kanssa.

perjantai 25. maaliskuuta 2016

Taloyhtiön toimintasuunnitelma ja viestintä

Taloyhtiöiden viestintäsuosituksien kolmas kohta paneutuu viestinnän yhdistämiseen taloyhtiön toimintaan. Suosituksen mukaan hallituksen ja isännöinnin tulee laatia vuosikello toiminnasta ja tähän yhdistetään viestintä.

Hallituksen olisi, suosituksen mukaan, ainakin kahdesti vuodessa annettava hallituksen tiedote asukkaille taloyhtiön toiminnasta.

Suosituksessa on rakennettu toiminnan ja viestinnän mallisuunnitelmaa, joka jakaantuu neljännesvuosiin. Pääosan viestinnästä näyttää rouhaisevan edelleenkin virallinen viestintä eli yhtiökokoukseen liittyvät asiat.

Hyvänä alkuna mielestäni on nähtävissä suosituksessa huomiodut muut viestintätarpeet, kuten esimerkiksi kesään tai joulunaikaan liittyvät asiat, joita asukkaiden ja osakkaiden olisi hyvä muistaa.

Aktiivinen hallitus järjestää tiedottamista useammin ja viestii säännöllisemminkin asukkaille. Viestinnässä voi tarjota vinkkejä vaikkapa asumiseen tai yhteisten tilojen käyttöön. Aina taloyhtiön koosta ja asukkaiden tarpeista lähtien.

Taloyhtiöiden viestintäsuosituksen ensimmäisessä kohdassa olikin jo mainittu viestintävastuiden sopimisesta. Se korostuu erityisesti viestinnän ja toiminnan vuosikellon yhteydessä. Perusviestintää voidaan valmistella ja tehdä jo ennakkoon, jolloin se ei kuormita liikaa tahoa, joka tehtävästä vastaa.  Ja myös niin, että tehtävä tulee asianmukaisesti hoidetuksi.

maanantai 29. helmikuuta 2016

Miten taloyhtiössä on varauduttu viestimään, jos kriisi yllättää?

Taloyhtiöissä tulisi olla valmiina pelastussuunnitelmat ja niistä olisi hyvä viestiä myös asukkaille ja osakkaille. Mutta, että jos taloyhtiössä tapahtuu jotain sellaista, mikä vaikuttaa asukkaiden mahdollisuuteen asua omassa kodissaan?

Näitä sattumuksia voivat olla esimerkiksi
  • vuotovahingot
  • tulipalot 
  • jokin muu asumiseen vaikuttava asia.    
Näissä voidaan tarvita viranomaisia paikalle, jolloin heillä on omat viestintään liittyvät ohjeistukset.

Mutta asukkaita askarruttaa ensimmäisenä, miten tapahtuneet asiat vaikuttavat omaan asumiseen, keihin pitää ottaa yhteyttä ja ehkä myös miten korjaukset etenevät.

Asukasta kiinnostaviin kysymyksiin paneudutaan esimerkiksi Taloyhtiöviestin koulutuksessa Viestintä taloyhtiössä kriisin jälkeen

sunnuntai 24. tammikuuta 2016

Tiedotetaanko taloyhtiösi pelastussuunnitelmasta asukkaille?

Suomen pelastusalan keskusliitto on selvittänyt taloyhtiöiden asukkaiden tietämystä oman talonsa pelastussuunnitelmasta. Liiton tiedotteen mukaan asukkaat tuntevat huonosti suunnitelmia; yli 60 prosenttia vastaajista ei ollut perehtynyt pelastussuunnitelmaan.

Jäin hämmästelemään tulosta; kun taloyhtiö laatii pelastussuunnitelman, käyttää siihen siis aikaa ja resursseja, niin mihin jää tiedottaminen ja mahdollinen käytännön harjoittelu. Pelastusalan keskusliiton tiedotteessa todetaan, että laki velvoittaa myös tiedottamaan asukkaille suunnitelmasta.

Tässä ilmenee selkeästi kehittämisen tarvetta niin taloyhtiöden viestintäsuunnitelmien kuin viestinnän toimeenpanon kannalta. Taloyhtiöiden hallituksille yhdessä isännöitsijöiden kanssa tässä viestinnän kehittämistyössä voisi olla avuksi viestinnän yhden illan mittainen työpaja, joita Taloyhtiöviesti® tarjoaa.

torstai 14. tammikuuta 2016

Isännöitsijän ja taloyhtiön hallituksen välinen viestintä

Syksyllä 2015 julkaistussa viestintäsuosituksessa suositus numero 2 ottaa  kantaa taloyhtiön hallituksen ja isännöitsijän välisen viestinnän järjestämiseen.

Toimivalta tuntuu suosituksen johdannossa mainittu idea hallituksen vuosikellosta, jossa sovitaan yhteydenpidosta. Suositus kertoo lain asettamista vaatimuksista, mutta myös isännöitsijän tulee suosituksen mukaan olla aktiivinen tietoa jaettaessa.

Viestintäsuosituksesta numero 2 voi vielä nostaa positiivisena asiana muistutuksen, että taloyhtiön luottamustehtävissä käsitellään ajoittain luottamuksellisia tietoja, joiden tulee myös säilyä luottamuksellisina.

Viestijänä jäin pohtimaan sekä vuosikelloa että luottamuksellisen tiedon lähettämistä ja säilyttämistä.

Toiminnan vuosikelloon kaikkinensakin olisi hyvä yhdistää viestinnän prosesseja, jotta ne eivät jäisi kategoriaan "silloin, kun ehditään" vaan, että kaikelle viestinnällekin on varattu aika ja resurssi.

Luottamuksellisten tietojen säilymisen luottamuksellisina näen hyvin tärkeänä. Tässä viestintää tekevä taho ja tietoja vastaanottavat joutunevat miettimään voiko esimerkiksi sähköpostia käyttää tiedottamiseen; onko se riittävän suojattu väline vai olisiko tiedon jakaminen järjestettävä suojatumman järjestelmän avulla.