Rauhaisaa joulua ja menestystä vuodelle 2016

Viestintäsuosituksissa kannustetaan sopimaan viestinnästä

Taloyhtiöille tehtyjen viestintäsuosituksien johdannossa määritellään taloyhtiön isännöitsijän, hallituksen ja osakkaiden roolia ja erilaisia vastuita.

Ensimmäisessä suosituksessa keskitytään taloyhtiön viestinnästä sopimiseen. Suosituksessa otetaan mielestäni hyvin kantaa siihen, että asukas- ja osakasviestinnän tarpeista voi keskustella esimerkiksi yhtiökokouksessa.

Taloyhtiökohtaisesti tulisi pohtia tehtäväjakoa hallituksen ja isännöitsijän välillä. Nähdäkseni esimerkiksi erikokoisilla ja eri ikäisillä taloyhtiöillä on erilaisia asioita, joista viestitään perusviestinnän lisäksi. Uusien taloyhtiöiden viestintä  asukkaille ja osakkaille sisältää todennäköisesti vähemmän korjausrakentamiseen liittyviä asioita, kuin putkiremontti-ikään tulleessa taloyhtiössä.

Suosituksessa kerrotaan, että hallitus järjestää asukas- ja osakasviestinnän; se voidaan hoitaa itse tai ulkoistaa isännöitsijälle tai jollekin palveluntarjoajalle.

Itse ajattelen myös, että henkilö, joka ottaa asukas- ja osakasviestinnän hoitaakseen, tulisi pystyä resursoimaan niin aikaa kuin osaamistakin viestinnän suunnitteluun ja toteuttamiseen. Erityisesti asukkaiden ja osakkaiden tavoittaminen oikeita viestintäkanavia käyttäen on tärkeää tiedonkulun parantamiseksi.

Taloyhtiöille viestintäsuositukset

Taloyhtiöiden viestinnälle on julkaistu suositukset. Suositusten laatijoina ovat olleet asiantuntijat Kiinteistöliitosta ja Isännöintiliitosta yhteistyössä oikeusministeriön kanssa. Viestintäsuositukset julkaistiin 18.11. Kiinteistö2015-tapahtumassa.

Luin mielenkiinnolla lyhyen suositusvihkosen läpi. Suosituksen tavoitteet ovat hyvinkin realistisia. Tavoitteiden joukossa on niin vuorovaikutuksen parantamista kuin avoimuuden lisäämistä taloyhtiöissä.

Suosituksia on yhteensä 27 kappaletta, joissa on sekä isännöitsijöille ja hallituksille paljon tehtävää viestinnän saralla. Myös osakkaille ja asukkaille on omat velvoitteensa, jotta mahdollisuus vuorovaikuttamisen paranemiseen lisääntyy.

Seuraava askel onkin taloyhtiöissä ja isännöintitoimistoissa otettava eli kuinka viestintäsuosituksia lähdetään noudattamaan. Löytyykö isännöitsijätoimistosta aikaa ja resursseja viesintäkellon tekemiseen vai olisiko osaamista hallitusten jäsenillä tähän? Tai ehkä viestinnän rakentamiseen tarvitaan alkuun yhdessä toteutettu työpaja, jossa viestinnän asiantuntijan kanssa voidaan pohtia ja puida viestinnän suunnitteluun, toteuttamiseen ja seurantaan liittyviä asioita.

Taloyhtiön viestinnän mittaaminen

Taloyhtiön viestinnälle voidaan asettaa mitattavia tavoitteita, joiden saavuttamista on hyvä seurata. Taloyhtiön viestinnässä yhtenä tavoitteena voi esimerkiksi olla asukaiden tyytyväisyyden kasvu toteutuneeseen viestintään tai näkemykset asumisviihtyvyydestä.

Jotta  muutoksia tyytyväisyyteen voidaan arvioida, on hyvä tehdä lähtötasokartoitus. Asukkailta ja osakkailta voidaan muutamalla kysymyksellä selvittää mielipidettä tämän hetkiseen tilanteeseen ja kysyä myös toiveita ja ideoita siitä, missä viestinnän osalta nähdään kehittämistarpeita.

Jatkossa asukkaiden ja osakkaiden tyytyväisyyttä viestintään voi mitata keräämällä esimerkiksi vuosittain palautetta vaikkapa paperilla palautettavalla lomakkeella. Tällöin saadaan tavoitteiden saavuttamisen arvioimista varten tutkittua tietoa.

Muitakin mittareita viestinnälle voidaan asettaa. Niidenkin osalta on hyvä tarkastella nykytilaa ja haluttua muutosta, jotta tavoitteet olisivat realistisia saavutettaviksi.

Ajatuksia viestintäkanavien valinnasta

Taloyhtiön viestintäkanavia valitessa olisi hyvä pohtia ainakin

• omia resursseja 
• omaa osaamista valittavien kanavien käytöstä ja sisältöjen tuottamisesta
• aikaa ja halua oppia uusien välineiden käyttöä
• kanavia, joita asukkaat jo käyttävät
• haluavatko asukkaat tulla tavoitetuksi nimenomaisessa kanavassa taloyhtiön viestimässä asiassa

Taloyhtiössä jo perusviestinnässä joudutaan miettimään useampien viestintäkanavien valinnan välillä. Hyvään viestintään ja vaikuttavuuteen pyrittäessä yksi viestintäkanava tuskin on riittävä. Kaikki eivät ehkä huomaa viestejä ilmoitustaululta ja toisaalta internetpohjaiset ratkaisut eivät myöskään tavoita kaikkia asukkaita.

Viestintäkanavien valintaan voi saada vinkkejä kysymällä asukkailta siitä, miten he toivovat saavansa tietoa taloyhtiöstä. Saatujen tulosten pohjalta on jo helpompi lähteä valita käyttöönotettavia viestinnän kanavia.

Taloyhtiön viestinnän suunnittelusta

Viestintää pidetään usein organisaatioiden tukitoimena. Viestintä voidaan nähdä myös strategisena osana organisaation  tai esimerkiksi taloyhtiön toiminnassa.

Silloin kun viestintä ja viestinnän suunnittelu otetaan kiinteäksi osaksi kokonaisuuden suunnittelua saadaan paremmin tuloksia, kuin jos viestintä nähdään erillisenä, vain tarpeen vaatiessa palvelukseen kutsuttavana toimintona.

Taloyhtiössä, esimerkiksi, on säännöllisesti vuosittain toistuvia tapahtumia, joihin useimmissa taloyhtiöissä onkin vakiintunut viestintätapa ja valitut kanavat. Yhtiökokoukset ja talkoot ovat varmasti useimmiten niitä asioita, joista taloyhtiön vastuuhenkilöt viestivät osakkaille ja asukkaille.

Viestintä taloyhtiöiden sisällä voi olla kuitenkin tätä minimiä laajempaakin. Viestinnän suunnittelua aloitettaessa kannattaakin ensin pohtia ainakin viestinnän

• tavoitteita
• osaamista ja resursseja
• kohderyhmiä ja millä viestinnän kanavilla heidät tavoittaa.